Evenementenmelding- of vergunning

Wilt u een evenement organiseren? Dan heeft u een vergunning nodig of moet u een melding doen.
Op deze pagina vindt u informatie over hoe u een evenementenvergunning kunt aanvragen en hoe u een melding voor een (klein) evenement kunt doen.

Wat is een evenement? 

Een evenement is volgens de Algemene verordening Eijsden-Margraten ''elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak''. Op de pagina 'wat is een evenement' geven wij meer toelichting over wanneer iets een evenement is. Voor elk evenement gelden 'Algemene regels', meer daarover kunt u lezen op de pagina 'Algemene regels voor evenementen'. 

Wat moet u doen als u een evenement wilt organiseren?

Dien op tijd een evenementenvergunning of een melding in via Eventloket. 
Dit systeem zorgt ervoor dat de gemeente op de hoogte is van uw evenement. Zo kan de gemeente de risico’s beoordelen, uw melding bevestigen of uw vergunningaanvraag behandelen. Daarnaast worden alle relevante partners, zoals de politie, brandweer en de GHOR, geïnformeerd via dit systeem. Alle communicatie rondom evenementen verloopt via dit systeem; het is de centrale plek voor alles wat met uw evenementenmelding of -vergunning te maken heeft.

Let op: organiseert u een evenement waarvoor een vergunning nodig is? Dien deze dan minimaal 8 weken van tevoren in.
Ter informatie: Als u voor eind 2025 nog een aanvraag heeft ingediend via de oude 'EvenementAssistent', wordt uw aanvraag ook nog in dat systeem of per reguliere e-mailberichten afgehandeld 

Wanneer een melding en wanneer een vergunning?

In onze gemeente worden veel verschillende evenementen georganiseerd, van buurtfeesten tot concerten en sportwedstrijden. Veel van deze activiteiten zijn kleinschalig en hebben weinig risico’s. Voor zulke kleine evenementen is op grond van de 'Algemene regels voor evenementen' alleen een melding nodig. Grotere evenementen, met meer bezoekers of extra veiligheidsrisico’s, zijn vergunningplichtig. 

Een klein evenement is alleen meldingsplichtig (geen vergunning is daarvoor benodigd).
Een klein evenement wordt (samengevat) omschreven door de volgende kenmerken:

• heeft maximaal 500 bezoekers (gelijktijdig aanwezig), of:
  • bij wielertoertochten: 250 deelnemers,
  • bij hardloopevenementen: 1.000 deelnemers,
  • bij wandeltochten: 1.500 deelnemers;
• vindt plaats tussen 07.00 en 02.00 uur (met uitzondering tot 03.00 uur tijdens Nieuwjaarsdag, carnaval, de Bronk en de kermis in de dorpskern);
• gebruikt alleen kleine objecten van maximaal 25 m² per object;
• en valt nooit onder de meldingregeling als er wordt overnacht, een mei-den wordt verplaatst, of schiet- of vechtsportactiviteiten plaatsvinden.

Voldoet een evenement aan deze voorwaarden? Dan is een tijdige melding voldoende. 
Is het groter en valt het buiten deze normen, dan is een vergunning nodig die op tijd is aangevraagd. 
Carnavalsoptochten zijn altijd een melding. 

Beslisboom

Om het voor organisatoren makkelijker te maken om te bepalen welke verplichtingen gelden, is een 'beslisboom' ontwikkeld. Deze beslisboom helpt u stap voor stap vast te stellen of uw evenement onder de meldingsplicht valt of dat u een vergunning moet aanvragen. De beslisboom biedt dus een snelle en overzichtelijke manier om vooraf duidelijkheid te krijgen over de benodigde stappen voor uw evenement.

Eventloket

Zowel een vergunning als een melding regelt u via het programma 'Eventloket'. Het systeem bepaalt automatisch op basis van de antwoorden of het om een melding of een vergunning gaat en geeft dit ook aan u aan. In uitzonderlijke gevallen kan het zo zijn dat het systeem dit verkeerd bepaald, en dus onterecht een vergunningaanvraag doorzet in plaats van een melding. Vanzelfsprekend controleert en corrigeert de gemeente dit. De geldende regels zijn leidend, het systeem is ondersteunend. 

Persoonlijk Account & Organisatieprofielen

U maakt op 'Eventloket' een persoonlijk account aan. Dit account koppelt u vervolgens aan een organisatieprofiel (van bijv. een bedrijf of vereniging). Indien er nog géén organisatieprofiel is aangemaakt voor uw organisatie, kunt u deze zelf aanmaken via het systeem. Als er wel al een organisatieprofiel is aangemaakt (bijv. door een andere persoon in uw organisatie), kunt u voor deze organisatie worden uitgenodigd via de instellingen. Elk KVK-nummer kan maar één keer worden gebruikt, stem dus binnen uw organisatie af wie het organisatieprofiel aanmaakt en overige contactpersonen uitnodigt. Elke persoon die gekoppeld zit aan de organisatie, kan de evenementen-aanvragen en meldingen, inclusief alle bijbehorende berichten et cetera, inzien. 

U kunt ook meerdere organisatieprofielen koppelen aan uw persoonlijke account. Als u dus evenementen organiseert voor meerdere organisatoren of vanuit meerdere stichtingen/verenigingen, hoeft u maar één persoonlijk account aan te maken wat u koppelt of waarmee u wordt uitgenodigd voor meerdere organisatieprofielen. U logt altijd in via uw persoonlijke account, met de knop linksboven kunt u wisselen tussen diverse organisatieprofielen (indien u aan meerdere bent gekoppeld). 

Tweestapverificatie

Voor het inloggen op uw persoonlijke account, moet u altijd tweestapverificatie gebruiken. Dit is verplicht voor systemen van de overheid die voor deze doeleinden worden gebruikt. Voor de tweestapverificatie van EventLoket, moet u gebruik maken van een 'Authenticator app'. Deze zijn er van Microsoft, Google en diverse andere aanbieders, voor zowel Apple als Android telefoons en tablets. Waarschijnlijk heeft u al een dergelijke app, voor een ander account.
U kunt in deze app EventLoket toevoegen. Elke keer als u inlogt, dient u (los van uw wachtwoord), de code in te geven die in de gekoppelde authenticator app wordt weergeven. 
Voor meer informatie over het instellen van de tweestapverificatie, verwijzen we graag door naar de instructievideo: 'aanmaken van een account op Eventloket'

Aanvragen en meldingen

Via Eventloket kunt u dus zowel meldingen indienen als vergunningen aanvragen.

Bij het indienen van een evenement krijgt u een lijst met vragen. Deze beginnen algemeen en worden, op basis van uw antwoorden, automatisch gevolgd door specifiekere vervolgvragen. Voor meldingen worden alleen enkele basisvragen gesteld; voor vergunningen volgen meer vragen. Hoe groter het evenement, hoe uitgebreider de informatie die nodig is. Het is belangrijk dat u alle vragen volledig en naar waarheid beantwoordt. Uw vergunning of melding, geldt uitsluitend voor de situatie zoals u deze heeft ingediend.

Nadat u een aanvraag of melding heeft ingediend, kunt u via het systeem alle gegevens rondom het evenement inzien. U kunt ook vragen stellen aan de behandelaar, rechtstreeks via het systeem, of bijvoorbeeld aanvullende stukken of bestanden uploaden. De uiteindelijke vergunning wordt ook aan u verzonden via het systeem. Standaard ontvangt u voor elk bericht of nieuw bestand, een melding per e-mail. U kunt via de link in deze e-mail direct inloggen en komt dan op de juiste pagina terecht. Wij adviseren dringend om e-mailmeldingen aan te laten staan, zodat u géén belangrijke berichten kunt missen! 

Kalender

Via het systeem kunt u ook de evenementenkalender zien. Hierin staan alle evenementen binnen de gemeente, maar ook van buurgemeenten (die aangesloten zijn bij EventLoket).

Hulpvideo's

Vanuit de leverancier van het systeem 'Eventloket' zijn enkele video's aangeleverd waarin verdere uitleg wordt gegeven over het 'aanmaken van een account op Eventloket' en het 'Aanvraagproces en functionaliteiten binnen Eventloket'. Deze video's zijn te bekijken door op de gekoppelde links te klikken. Wij adviseren u deze video's te bekijken als het u niet zelf lukt een account aan te maken of een aanvraag in te dienen. Mochten er alsnog vragen zijn, neem dan gerust contact met ons op. 

Kosten

De kosten van het aanvragen van een evenementenvergunning vindt u in de Legesverordening Eijsden-Margraten 2026.
De legeskosten voor evenementen blijken uit paragraaf 3.4 van de bijlage van deze verordening.

De kosten voor een evenementenvergunning zijn afhankelijk van het totaal aantal bezoekers en het moment waarop u de aanvraag indient. Als u uw aanvraag uiterlijk 26 weken vóór aanvang van het evenement (volledig) indient, betaald u géén leges (tenzij u een zeer groot, risicoklasse C evenement organiseert).  

Een evenementenmelding is altijd kosteloos.