Algemene regels voor evenementen

De Algemene regels voor evenementen gelden voor alle soorten evenementen in onze gemeente. De regels hebben betrekking op verschillende onderwerpen, zoals brandveiligheid, geluid, tenten en de bereikbaarheid van hulpdiensten. Daarnaast bevatten de regels bepalingen die juridisch van belang zijn, bijvoorbeeld rondom aansprakelijkheid en het informeren van omwonenden. Omdat deze regels in alle situaties gelden of geen overkoepelend onderwerp hebben, vallen ze onder het kopje ‘Algemeen’.

Vergunning of melding

Het is niet toegestaan een evenement te organiseren zonder vergunning, tenzij het gaat om een klein evenement. In dat geval volstaat een tijdige melding bij de gemeente. Of een activiteit als klein evenement wordt aangemerkt, is te lezen op de pagina Evenementenmelding of vergunning. Tijdens het evenement moet op de locatie altijd een kopie van de melding of vergunning aanwezig zijn. De organisator moet zich houden aan alle voorwaarden die daarin staan. Afwijkingen hiervan zijn niet toegestaan.

De opgegeven contactpersoon moet tijdens het evenement goed bereikbaar zijn en aanwijzingen van de politie, brandweer of gemeente direct opvolgen. Als regels niet worden nageleefd, kan de gemeente het evenement onmiddellijk laten beëindigen.

Informeren van omwonenden

De organisator moet alle bewoners en bedrijven binnen een straal van 100 meter rond de evenementenlocatie minstens vijf werkdagen van tevoren informeren. In deze kennisgeving moeten in elk geval de volgende gegevens staan: de datum, tijd en locatie van het evenement een telefoonnummer waarop de organisator bereikbaar is voor vragen of opmerkingen.

Evenemententerrein

Het terrein waarop activiteiten plaatsvinden voor het evenement, geldt vanaf de eerste opbouwwerkzaamheden tot en met de laatste afbouwwerkzaamheden als evenemententerrein. Het is enkel toegestaan om objecten te plaatsen op dit terrein, indien een situatietekening is ingediend bij de melding of vergunningaanvraag en deze tekening wordt nageleefd. 

Orde en veiligheid

De organisator is verantwoordelijk voor de orde en veiligheid op het evenemententerrein. De organisatie mag zelf toezichthoudende taken uitvoeren, maar geen beveiligingstaken. Beveiliging mag alleen worden uitgevoerd door een erkend beveiligingsbedrijf met de juiste vergunningen.

Bij alle evenementen in onze gemeente geldt een verbod op het gebruik van glaswerk. Dit verbod is ingesteld vanuit veiligheidsoverwegingen. Glas kan bij valpartijen, ongelukken of conflicten leiden tot ernstige verwondingen. Het vormt een risico voor zowel kinderen als volwassenen en kan schade veroorzaken aan de openbare ruimte. Ook bij kleine evenementen kan glas gevaarlijk zijn.

De meeste gemeenten in Nederland hanteren daarom een verbod op glaswerk bij evenementen. Organisatoren moeten daarom altijd gebruikmaken van plastic alternatieven, volgens de daarvoor geldende landelijke wetgeving. Harde kunststofbekers zijn overal toegestaan. Bij open evenementen (zonder duidelijke in- of uitgang) mogen ook zachte plastic bekers worden gebruikt onder bepaalde voorwaarden. Organisatoren die vragen hebben over deze regel kunnen uiteraard ondersteuning krijgen van de gemeente. Ook verwijzen we graag door naar diverse webpagina's over dit onderwerp, zoals de website van Afval Circulair met veel informatie over de plastic alternatieven die toegestaan zijn. 

Reguliere horecazaken

Voor reguliere horeca-inrichtingen, zoals cafés en feestzalen, blijft glaswerk toegestaan zolang de activiteiten plaatsvinden binnen de normale bedrijfsvoering. In die situaties is immers géén sprake van een evenement. Het glasverbod geldt alleen wanneer de horeca-inrichting een evenement organiseert, bijvoorbeeld door activiteiten buiten te houden, een extra bar te plaatsen of een podium op te bouwen. Meer informatie over wanneer een activiteit in een horecazaak een evenement is, is te lezen op de pagina 'Wat is een evenement?' Zodra een activiteit in een horecazaak een evenement is, gelden alle algemene regels voor evenementen en dus ook het glaswerk-verbod voor de gehele zaak. 

Bij veel evenementen worden constructies geplaatst. Soms ten behoeve van schaduw of zodat bezoekers juist droog kunnen staan, soms voor faciliteiten (EHBO- of bartent) en soms bijvoorbeeld voor optredens (een podium). Constructies zijn essentieel voor evenementen, maar brengen ook risico's mee als ze niet correct worden geplaatst. Vandaar dat hier specifieke regels voor bestaan.

Tenten kleiner dan 25 vierkante meter

Voor tenten kleiner dan 25 vierkante meter gelden algemene richtlijnen van de brandweer, die worden meegestuurd met elke melding.
Het zijn voorschriften over het voorkomen van brand, het niet toelaten van teveel mensen en het voorbereiden op risicovol weer. 

Tenten groter dan 25 vierkante meter

Voor alle tenten groter dan 25 vierkante meter is een tentenboek (conform NEN 8020-41) wettelijk verplicht. In het landelijk 'Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen' is deze NEN-normering verplicht gesteld voor alle bijeenkomsttenten. 

Evenementen in onze gemeente met tenten groter dan 25 vierkante meter, zijn altijd vergunningplichtig en kunnen dus niet volstaan met een melding. Een constructeur én de brandweer zullen het volledige tentenboek toetsen. Daarnaast is een indelingstekening van de tent noodzakelijk, waaruit blijkt waar en hoeveel nooduitgangen er zijn, welke objecten in de tent staan en waarop gebaseerd wordt hoeveel personen maximaal gelijktijdig aanwezig mogen zijn in de tent. De tent moet gebouwd worden volgens het tentenboek (met bijbehorende constructieberekeningen). Voorafgaand aan het evenement zal een toezichthouder van de gemeente op de evenementenlocatie de constructie goedkeuren. 

TIP: Het tentenboek wordt aangeleverd door de leverancier van de tent aan de organisator. Maak hierover duidelijke afspraken met de leverancier. Zorg dat het tentenboek voldoet aan de wettelijke eisen en dat de leverancier dit (contractueel) kan toezeggen.

Daarnaast gelden voor tenten groter dan 25 vierkante meter, de algemene richtlijnen 'tenten groter dan 25 vierkante meter' van de brandweer. De algemene adviezen voor tenten zijn te downloaden op de website van de brandweer, door op deze link te klikken.

Samenvoegen van kleine tenten

Worden meerdere kleine tenten gekoppeld of tegen elkaar geplaatst, dan telt het gezamenlijke oppervlak. Boven de 25 m² gelden de regels voor grote tenten. Let op: als men meerdere kleine tenten koppelt, kan het zijn dat deze hier niet geschikt voor zijn en bijvoorbeeld géén verplicht tentenboek hebben. Bespreek en bekijk dit altijd goed. 

Podia, tribunes en andere constructies

Ook andere constructies, zoals podia of tribunes, moeten documentatie hebben. Een tentboek is er in dat geval niet, maar een bouwboek met constructieberekeningen moet aanwezig zijn. Dit wordt door een constructeur en waar nodig de brandweer vooraf getoetst. Voorafgaand aan het evenement zal een toezichthouder van de gemeente op de evenementenlocatie de constructie goedkeuren. 

Evenemententerrein

Het terrein waarop activiteiten plaatsvinden voor het evenement, geldt vanaf de eerste opbouwwerkzaamheden tot en met de laatste afbouwwerkzaamheden als evenemententerrein. Het is enkel toegestaan om constructies te plaatsen op dit terrein, indien een situatietekening is ingediend bij de melding of vergunningaanvraag en deze tekening wordt nageleefd. Als géén tekening is aangeleverd, mogen dus géén objecten (constructies) worden geplaatst.

De organisator is verantwoordelijk voor een veilige uitvoering van het evenement. Hierbij moet altijd worden voldaan aan de geldende brandveiligheidsvoorschriften, die er zijn om te voorkomen dat er gevaarlijke situaties ontstaan. 

Algemene voorschriften

De organisatie moet handelen volgens de actuele 'Algemene brandveiligheidsvoorschriften bij evenementen' van de brandweer. Deze voorschriften zijn te lezen via deze link en worden toegevoegd aan de melding of vergunning. De voorschriften geven informatie over bereikbaarheid van bijvoorbeeld bluswater en voorzieningen, noodzakelijke afstanden tussen bakwagens, eisen voor open vuur, versieringen maar stellen ook verplichtingen voor bijvoorbeeld de vluchtwegen. Alle voorschriften moeten opgevolgd worden. 

Brandveilig gebruik

Alle onderdelen van het evenement moeten voldoen aan het landelijke Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP). De belangrijkste informatie uit dit besluit komt ook naar voren in bovengenoemde brandveiligheidsvoorschriften, echter is uiteraard het gehele besluit wettelijk verplicht.

Veilige opbouw en inrichting

Kabels en snoeren moeten veilig worden weggewerkt met kabelbruggen, plakstrips of matten, zodat bezoekers niet kunnen struikelen of vallen. Bouwwerken en objecten van het evenement moeten minimaal vijf meter van woningen worden geplaatst. Zo blijven de brandcompartimenten van woningen en het evenement goed van elkaar gescheiden.

De organisator is verantwoordelijk voor de gezondheid en veiligheid van alle bezoekers tijdens het evenement. Het is daarom van belang dat hier de juiste mensen en middelen voor aanwezig zijn en dat bij een mogelijke calamiteit hulpdiensten het evenement kunnen bereiken. 

Geneeskundige zorg

De organisatie moet handelen volgens het actuele advies over de inzet van medische zorg op evenementen. Dit advies wordt bij de melding of vergunning toegevoegd en ziet toe op het minimum vereiste zorgverleners en zorgposten. Bij sommige evenementen is dit ook een generiek advies, maar de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) kan ook een maatwerk advies uitbrengen. Denk bijvoorbeeld aan sportevenementen, waarbij andere zorg wenselijk is dan bij een tentfeest.

Tip: geef bij een melding en vergunningaanvraag duidelijk aan welke geneeskundige zorg wordt ingezet/aanwezig is. Maak hierbij gebruik van de Veldnorm Evenementenzorg.

Hygiëne

De organisator moet voldoen aan het meest recente hygiëneadvies voor evenementen, zoals gepubliceerd door GGD Zuid-Limburg (onder: ‘professionals – toezicht en inspectie – publieksevenementen’). Er moeten daarnaast voldoende toiletten aanwezig zijn met toiletpapier. De richtlijn is één toilet per 150 bezoekers, met een maximale loopafstand van 150 meter tot een toilet.

Bereikbaarheid hulpdiensten

De organisator is verantwoordelijk voor een vrije toegang voor hulpdiensten. Er moet een route van minimaal 4,50 meter breed en 4,20 meter hoog beschikbaar zijn. Eventuele objecten die de route blokkeren, moeten binnen enkele seconden kunnen worden verwijderd. Bluswaterwinplaatsen moeten vrijgehouden worden zodat brandweervoertuigen hier onbelemmerd gebruik van kunnen maken. Bij een incident moeten hulpdiensten aan de ingang van het terrein worden opgevangen en begeleid naar de locatie van het incident.

Bij evenementen gelden regels voor het maximale geluidsniveau, deze zijn er met name om overlast te voorkomen. Dit geldt zowel voor versterkte als onversterkte muziek.

Versterkte muziek

Bij versterkte muziek gelden de volgende maximale gevelbelastingen: 

Onversterkte muziek

Bij onversterkte muziek gelden geluidsnormen volgens het Besluit kwaliteit leefomgeving. 

Combinatie van muziek

Worden versterkte en onversterkte muziek gecombineerd, dan gelden de normen voor versterkte muziek.

Plaatsing van geluidsboxen

Geluidsspeakers moeten zo worden opgesteld dat ze niet direct op woningen of andere objecten met een gevoelige functie zijn gericht.

Carnavalsoptochten

Voor carnavalsoptochten, gelden andere geluidsnormen, gezien het bijzondere karakter van dit type evenementen. Deze normen blijken uit de 'algemene regels carnavalsoptochten'.

Daarnaast moet de contactpersoon van elke deelnemende groep verantwoordelijk zijn voor de bediening van de geluidinstallatie. Als deze contactpersoon wordt aangesproken over het geluidsniveau door de organisatie of daartoe bevoegde ambtenaren, draagt hij of zij er zorg voor dat het geluidniveau zo spoedig mogelijk voldoet aan de voorschriften. Tijdens het opstellen en het wachten op vertrek van de optocht mag, behalve in verband met het afstellen van de installatie, geen muziekgeluid ten gehore worden gebracht door deelnemers en vanaf de deelnemende voertuigen. Na aankomst bij het eindpunt van de optocht moeten de deelnemers het ten gehore gebrachte geluid onmiddellijk beëindigen.

De organisator is verantwoordelijk voor een veilige uitvoering van evenementen waarbij deelnemers een route volgen. Dit geldt zowel voor optochten als voor sport- en recreatieve evenementen.

Routes

De organisatie moet de route volgen zoals ingediend bij de melding of vergunning. Bij evenementen waarbij deelnemers zelfstandig de route afleggen, zoals wieler-, hardloop- of wandeltochten, moeten deelnemers worden gewezen op het recreatieve karakter van het evenement. Zij moeten zich als normale weggebruikers gedragen en hebben géén voorrang. Eventuele bebording of pijlen voor de route mogen maximaal twee dagen rondom de begin- en eindtijden van het evenement worden opgehangen.

Verkeersregelaars

De organisator moet voldoende verkeersregelaars inzetten op kruispunten en locaties waar de verkeersveiligheid in gevaar kan komen. De inzet van verkeersregelaars moet gemeld via de digitale database: www.verkeersregelaarsexamen.nl. Voor meer informatie, verwijzen we u graag naar de pagina 'Verkeersregelaars bij evenementen'. 

Voor bepaalde activiteiten of voorzieningen tijdens een evenement zijn extra toestemmingen of vergunningen nodig. De organisator is verantwoordelijk voor het tijdig en correct aanvragen van deze toestemmingen. Zonder de juiste vergunningen of meldingen mogen de activiteiten niet plaatsvinden.

Voorbeelden van activiteiten waarvoor specifieke vergunningen of meldingen vereist zijn:

• Alcoholgebruik of verkoop: hiervoor is een alcoholontheffing nodig. Deze kan via het formulier ‘Ontheffing artikel 35 Alcoholwet’ op de website worden aangevraagd.
• Standplaatsen: als hiervoor een standplaatsvergunning nodig is, tenzij dit al onderdeel is van de evenementenvergunning.
• Publiciteitsborden op de openbare weg: hiervoor is een melding vereist.
• Plaatsen van voorwerpen op, aan of boven een niet-afgesloten weg: zoals processiebogen; hiervoor is een vergunning nodig.
• Verkeersmaatregelen: bijvoorbeeld afsluitingen van wegen of pleinen. Hiervoor is een verkeersbesluit vereist. Als dit al bij de aanvraag van het evenement is aangegeven, hoeft het niet apart te worden aangevraagd.

Voor carnavalsoptochten zijn aanvullende algemene regels vastgesteld, aanvullend op de algemene regels voor evenementen. 

Contactpersonen

Voor elke vijf deelnemende groepen moet minimaal één contactpersoon namens de organisator worden aangewezen. Deze is zichtbaar bij de groepen en fungeert als aanspreekpunt voor de organisatie, politie, brandweer en gemeente. Elke deelnemende groep wijst daarnaast zelf een contactpersoon aan, die vooraf bekend is bij de organisatie en tijdens de optocht contact houdt met de bevoegde contactpersoon. Contactpersonen moeten duidelijk herkenbaar zijn en niet onder invloed van alcohol of drugs.

Alcohol en drank

Drank mag niet in glas worden geschonken of gedronken, ook niet uit glazen flesjes. Chauffeurs mogen geen alcohol of drugs gebruiken tijdens het besturen van een voertuig in de optocht en alcohol mag alleen direct achter praalwagens worden genuttigd door volwassen deelnemers. Sterke drank en tapinstallaties zijn verboden op praalwagens. 

Reglement

De organisator stelt een reglement op met alle voorschriften en aanvullende regels. Iedere deelnemer en groep verklaart voorafgaand aan de optocht kennis te hebben genomen van het reglement en zich eraan te houden. Deze verklaring wordt ondertekend en bewaard door de organisator en kan op verzoek worden getoond aan brandweer, politie of gemeente. Bij overtreding van de voorschriften kan een deelnemer of groep door de organisatie worden uitgesloten van deelname. 

Verkeer en voertuigen

De optocht moet zoveel mogelijk aaneengesloten blijven, bij ontstane gaten wordt het voorste deel tijdelijk stilgezet. Daarnaast moeten trekkende voertuigen een geldig kenteken en WA-verzekering hebben. Praalwagens moeten veilig zijn voor deelnemers en toeschouwers. Elke carnavalswagen moet minimaal één goedgekeurde handbrandblusser hebben en gasflessen, open vuur, brandbare vloeistoffen en vuurwerk zijn verboden.

Tijden en opruimen

Carnavalsoptochten en lempkesoptochten vinden plaats tussen 10:00 en 23:00 uur. Groepen mogen maximaal één uur voor de start verzamelen bij de opstellocatie. Na afloop moeten groepen zich direct verspreiden en de ontbindingslocatie verlaten.

De melder is verantwoordelijk voor het opruimen van afval binnen 8 uur na afloop van de optocht. Als dit niet gebeurt, verzorgt de gemeente het opruimen op kosten van de melder.

Voor processies gelden de algemene regels niet, behalve de meldplicht. De organisator moet uiterlijk 10 werkdagen voor de processie de te volgen route aan de burgemeester overleggen. Deze melding is nodig om te voorkomen dat de route samenvalt met bijvoorbeeld wegwerkzaamheden of andere activiteiten in de openbare ruimte. De uitzondering geldt alleen voor de daadwerkelijke processie zelf. Eventuele bijbehorende festiviteiten worden beschouwd als reguliere evenementen en moeten voldoen aan de algemene regels voor evenementen.